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상사 취향 저격, 한페이지 보고서 · 기획서 작성법

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괜찮다고 말하지만 괜찮지 않은 너와 나, 우리가 안고 사는 우울. 그리고 그 감정이 가져온 마음의 병 우울증. 화제의 채널

책속의 팁

보고서, 기획서와의 전쟁에서 승리하는 확실한 노하우

상사가 원하는 문서는 무엇일까? 모든 문서는 상사의 ‘과제와 의도’를 전제로 써야 한다. 모든 문서의 핵심은 과제를 전달하는 사람의 의도를 제대로 파악하여 제대로 된 결론을 제시하는 것이다. 그러기 위해서는 ASK, 즉 상사의 입장(Attitude), 스타일(Style), 지식 수준(Knowledge)을 파악하기 위한 질문이다. 상사가 긍정적이고 적극적이라면 분석과 전략이 핵심 메시지가 되어야 한다. 반면 소극적이고 부정적이라면 추진 배경을 잘 써야 한다. 문서를 작성할 때 해당 내용을 상사가 잘 알고 있는 경우라면 핵심 위주로 간결하게 만들고, 자료를 보충해서 핵심 내용을 뒷받침해주면 된다. 반면 잘 모르는 경우라면 관련 자료를 충분히 준비해주는 것이 좋다. 이처럼 A.S.K를 질문해보면 절대 상사에게 잔소리 듣지 않는 문서를 작성할 수 있다.

책속의 사례1

“뜬 구름 잡지 말고… 좀 구체적으로 얘기를 해봐”

상사의 과제와 의도를 제대로 파악하기는 했지만, 정작 문서를 작성하면서 주저리주저리 말이 많아지기 시작한다. 올바른 내용을 파악했다고 해도 문서 작성이 논리적이지 않으면 절대로 상사를 설득할 수 없다. 이때 피라미드 구성 방식을 도입해보자. 도입부, 설명, 질문의 구성으로 내가 작성하고 있는 문서를 큰 틀을 잡는다. 이때 결론은 상사의 과제(질문)에 대한 답을 제시해야 한다. 결론에 대한 근거는 ‘왜?’ ‘그래서?’에 대한 답을 제시해야 한다. 그리고 자료의 누락이나 중복 없이 근거를 제시해 결론을 완벽하게 뒷받침해야 한다. 여기서 저자가 제안하는 Think Pad는 논리적이고 설득적인 문서 작성을 위한 스토리라인을 잡는데 큰 도움이 된다.

책속의 사례2

“좀 한눈에 들어오게 하면 안 되냐?”

문서의 목적과 방향, 논리성도 제대로 잘 잡았다. 하지만 이런 내용들이 제대로 정렬되지 않으면 상사는 문서를 보고 싶지 않다. 뭘 보고, 뭘 어떻게 해야 하는지 한눈에 파악되지 않기 때문이다. 문서를 보기 좋게 작성하는 것도 능력이다. 뼈대 있는 문서로 작성해야 메시지가 탄탄해진다. 명쾌한 숫자 메시지를 전달하는 표, 차트 활용법과 명쾌하게 개념 메시지를 전달하는 도식화하는 법 등으로 한눈에 파악되는, 간결하고 명확한 문서로 작성할 수 있다.

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